Nettoyer la messagerie [Espace de Documentation]

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====== Nettoyer la messagerie =======
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<WRAP center round info 60%>
Nettoyer la messagerie est une étape nécessaire à sa bonne tenue.
  * Cela permet d'alléger les serveurs de l'UPHF en supprimant de l'espace de stockage inutile.
  * Vous contribuez ainsi à l'écologie, car le stockage de toutes ces données demande une forte consommation d'énergie.
</WRAP>
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===== Rechercher les messages de taille conséquente =====

  * En haut à droite de votre messagerie, cliquez sur l'icône de loupe de la barre de recherche {{:outils:communication:messagerie:2023-02-13_14_47_25-zimbra_reception.png?nolink&20}}
{{gallery>outils:communication:messagerie:2023-02-13_14_51_00-courrier.png?1920X1080&600x600}}

<WRAP group>
<WRAP half column>
{{gallery>outils:communication:messagerie:2023-02-13_14_59_49-zimbra_resultats_de_recherche.png?1920X1080&500x500}}
</WRAP>

<WRAP half column>
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\\
\\
Procédez bien dans **cet ordre** :
  - Dans le volet de gauche, cliquez sur **Taille**
  - Pointez votre curseur sur **est plus grand que**
  - Entrez le nombre correspondant à la taille de messages que vous recherchez, ici nous entrerons **5**
  - Cliquez sur la flèche du menu déroulant et sélectionnez **Mo**
</WRAP>
</WRAP>

<WRAP center round important 60%>
La taille conséquente d'un message peut aussi bien être due à une pièce jointe qu'à la présence de signatures ou d'images dans le mail.
</WRAP>

  * Vérifiez que vous avez bien enregistré vos fichiers et informations importantes sur votre poste de travail
  * Sélectionnez les messages en cliquant dessus
  * Appuyez sur la touche **Suppr** de votre clavier pour les effacer

<WRAP center round tip 60%>
Pour éviter de refaire la procédure chaque fois que vous souhaitez nettoyer votre messagerie, vous pouvez\\ 
[[outils:communication:messagerie:enregistrer_une_recherche|Enregistrer une recherche]]
</WRAP>

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===== Rechercher les messages envoyés automatiquement (newsletters, mails générés automatiquement par des applications…) =====

  * Cliquez sur un message automatique
  * Faites un clic droit sur l'adresse de l'expéditeur
{{gallery>outils:communication:messagerie:2023-02-14_12_10_59-window.png?1920X1080&600x600}}

  * Cliquez sur **Rechercher mails…** puis sur **Reçu de l'expéditeur**
{{gallery>outils:communication:messagerie:2023-02-14_12_15_16-window.png?1920X1080&600x600}}

  * Sélectionnez les messages en cliquant dessus
  * Appuyez sur la touche **Suppr** de votre clavier pour les effacer
  * Répétez l'opération avec les mails d'un autre expéditeur
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<WRAP center round info 60%>
Nous vous conseillons de rechercher ces types de messages automatiques :
  * Participation à un **Evento** (ou Doodle)
  * Notification de téléchargement **Filesender**
  * Notification sur **Chronotime** (notamment pour les Responsables)
  * Notification de Pod (encodage terminé, par exemple)
  * Newsletters (ex: du MESRI, de France universités…)
</WRAP>

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===== Vider les spams =====

<WRAP center round info 60%>
Si vous recevez souvent des spams, n'oubliez pas de vider régulièrement votre dossier.
</WRAP>

  * Cliquez sur l'onglet **Mail** de Zimbra
{{gallery>outils:communication:messagerie:2023-02-14_14_15_36-window.png?1920X1080&600x600}}

  * Dans le volet de gauche, faites un clic droit sur le dossier **Spam**
  * Cliquez sur **Vider le/les spams**
{{gallery>outils:communication:messagerie:2023-02-14_14_20_21-window.png?1920X1080&600x600}}

  * Cliquez sur le bouton **OK**
{{gallery>outils:communication:messagerie:2023-02-14_14_20_34-window.png?1920X1080&600x600}}

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===== Vider les tâches =====

<WRAP center round info 60%>
Le système des tâches de Zimbra peut être très utile, mais il ne faut pas oublier qu'il duplique les mails.\\
Pensez à supprimer les tâches une fois complétées.
</WRAP>

  * Cliquez sur l'onglet **Tâches** de Zimbra
{{gallery>outils:communication:messagerie:2023-02-14_14_48_58-window.png?1920X1080&600x600}}

  * Cochez la case qui se trouve à côté des tâches que vous souhaitez supprimer
{{gallery>outils:communication:messagerie:2023-02-14_15_02_38-window.png?1920X1080&600x600}}

  * Cliquez sur le bouton **Supprimer**

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===== Effacer les fichiers du porte documents =====
  * Cliquez sur l'onglet **Porte-documents** de Zimbra
{{gallery>outils:communication:messagerie:2023-02-17_11_02_49-zimbra_reception.png?1920X1080&600x600}}

  * Cochez la case qui se trouve à côté des fichiers que vous souhaitez supprimer
{{gallery>outils:communication:messagerie:2023-02-17_11_04_58-zimbra_porte-documents.png?1920X1080&600x600}}

  * Cliquez sur le bouton **Supprimer**
  * Cliquez sur le bouton **Oui**
{{gallery>outils:communication:messagerie:2023-02-17_11_10_42-zimbra_porte-documents.png?1920X1080&600x600}}

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===== Vider la corbeille =====

<WRAP center round info 60%>
Suite à la suppression de vos mails conséquents, automatiques, spams, tâches obsolètes et fichiers inutiles, ceux-ci sont maintenant rangés dans la corbeille.\\
Vous devez vider la corbeille pour achever le nettoyage de votre messagerie.
</WRAP>

  * Cliquez sur l'onglet **Mail** de Zimbra
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  * Dans le volet de gauche, faites un clic droit sur le dossier **Corbeille**
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  * Cliquez sur **Vider la corbeille**
  * Cliquez sur le bouton **OK**
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