Table des matières
Documentation fonctionnelle - Gestionnaires
introduction
Cette documentation présente les principaux parcours utilisateurs côté gestionnaires de l'application Modules UPHF.
Elle couvre trois moments du processus :
- la préparation des inscriptions ;
- le suivi pendant les phases d'inscription ;
- les actions après les phases d'inscription.
A - Parcours utilisateur pour préparer les inscriptions
1) Ajout d'un module
Avant de commencer, il faut d'abord enrichir le catalogue de modules si besoin.
Page concernée :
Depuis cette page, l'utilisateur peut consulter la liste des modules existants, rechercher un module et créer un nouveau module.
Pour créer un module, il faut cliquer sur Créer un module, puis remplir les champs du formulaire.
Les informations principales à renseigner sont notamment :
- le nom du module ;
- le type de module ;
- la catégorie ;
- les mots-clés ;
- l'image ;
- le lien Pod ;
- la description ;
- les crédits ;
- la modalité d'évaluation ;
- le type de cours ;
- le nombre d'heures de cours ;
- les options Certification et Visible si nécessaire.
Une fois les informations complétées, il faut cliquer sur Sauvegarder.
2) Création de la période
Il faut ensuite créer une période, c'est-à-dire le semestre concerné par les inscriptions.
Page concernée :
La période permet de définir le semestre utilisé par l'application.
Pour créer ou modifier une période, il faut renseigner :
- le nom de la période ;
- le type de semestre ;
- l'année de début ;
- l'année de fin ;
- éventuellement la date limite des notes ;
- l'option Période par défaut.
La date limite des notes peut être remplie ultérieurement.
L'option Période par défaut permet de définir la période en cours. C'est cette période qui sera utilisée pour les étudiants.
3) Création des maquettes
Une maquette correspond à un ensemble de formations ou de parcours rattachés à une période.
Elle sert à définir le cadre dans lequel les étudiants pourront ensuite retrouver les modules proposés à l'inscription.
Pour les étudiants, la maquette permet de limiter l'affichage aux modules correspondant à leur formation et à la période en cours. Elle évite qu'un étudiant voit des modules qui ne concernent pas son parcours et facilite donc le choix des inscriptions.
Page concernée :
Depuis cette page, l'utilisateur peut :
- rechercher une maquette existante ;
- consulter le détail d'une maquette ;
- modifier une maquette selon ses droits ;
- créer une nouvelle maquette ;
- importer des maquettes existantes.
Pour créer une maquette, il faut cliquer sur Créer une maquette, puis renseigner :
- le libellé, par exemple Maquette Licence 2 ;
- la ou les formations concernées ;
- éventuellement l'option Ajouter toutes les formations si la maquette doit être disponible pour tous les parcours ;
- la description, qui permet d'expliquer le périmètre ou les règles de la maquette.
Le bouton Importer permet de reprendre une ou plusieurs maquettes existantes et de les ajouter à la période courante.
Cette action est utile au début d'un nouveau semestre lorsque la structure des maquettes reste proche de celle d'une période précédente.
Une fois la maquette créée ou importée, elle pourra être associée aux ouvertures de modules.
C'est cette association entre période, maquette et ouvertures qui détermine les modules visibles et sélectionnables par les étudiants.
4) Création des phases d'inscription
Une phase d'inscription correspond à une période pendant laquelle les étudiants peuvent effectuer leurs inscriptions.
Elle permet de découper le calendrier d'inscription en plusieurs phases et de définir quels modules sont accessibles à quel moment.
Pour les étudiants, la phase détermine la fenêtre pendant laquelle ils peuvent voir les ouvertures rattachées et créer leurs inscriptions.
Page concernée :
Depuis cette page, l'utilisateur peut :
- consulter les phases de la période courante ;
- rechercher une phase par nom ou par date ;
- créer une phase ;
- modifier une phase selon ses droits.
Le tableau affiche notamment :
- le nom de la phase ;
- le type de phase ;
- le nombre d'inscriptions ;
- la date de début ;
- la date de fin.
Pour créer une phase, il faut cliquer sur Créer une phase, puis renseigner :
- le nom de la phase, par exemple Phase 1 ;
- le type de phase ;
- la date et l'heure de début ;
- la date et l'heure de fin ;
- le nombre d'inscriptions autorisées par type de module.
Deux types de phases existent :
| Type de phase | Rôle |
|---|---|
| Phase d'inscriptions pour les étudiants | Correspond au moment où les étudiants peuvent faire leurs choix. |
| Phase d'affectation par le personnel | Sert à affecter manuellement les étudiants sur les modules. |
Le nombre d'inscriptions par type de module permet de fixer une limite de voeux ou d'inscriptions pour chaque type de module :
- module polytechnique ;
- module d'ouverture ;
- module EUNICE.
Cela évite qu'un étudiant sélectionne plus de modules que ce qui est autorisé.
Après l'enregistrement de la phase, l'application affiche l'écran de liaison avec les ouvertures.
Cette page permet de choisir les ouvertures de modules qui seront disponibles pendant cette phase.
Sur l'écran de liaison, il est possible de rechercher les ouvertures par :
- nom de module ;
- type de module ;
- catégorie.
Il faut ensuite cocher les ouvertures à rattacher à la phase.
Les boutons Tout cocher et Tout décocher permettent de gérer rapidement la sélection.
Il faut ensuite cliquer sur Valider pour enregistrer les liens.
Une ouverture peut être rattachée à une ou plusieurs phases. C'est ce qui permet aux étudiants de voir les bons modules au bon moment dans leur parcours d'inscription.
5) Création des ouvertures de modules
Après avoir créé la période, il faut créer le catalogue des modules qui seront ouverts à l'inscription pour les étudiants.
Page concernée :
Gestion des ouvertures de modules
Une ouverture de module correspond à la mise à disposition d'un module pour une période donnée.
Le module existe déjà dans le catalogue général, mais l'ouverture précise comment il sera proposé aux étudiants pendant le semestre concerné : lieu, horaires, dates, nombre de places, etc.
Pour les étudiants, l'ouverture est l'élément réellement visible au moment de l'inscription.
Elle indique notamment :
- le nombre de places ;
- le campus ;
- le lieu ;
- les dates d'ouverture et de fermeture ;
- le mode d'enseignement ;
- les horaires éventuels ;
- les informations utiles comme le lien Moodle.
Depuis la page des ouvertures, l'utilisateur peut :
- rechercher les ouvertures existantes ;
- filtrer la liste ;
- exporter les résultats ;
- modifier une ouverture selon ses droits.
Les filtres permettent de retrouver une ouverture par :
- nom de module ;
- type de module ;
- catégorie ;
- campus ;
- taux de remplissage ;
- module sans note ;
- mode d'enseignement ;
- format ;
- jour ;
- phase d'inscription.
Pour créer une ouverture, il faut cliquer sur Créer une ouverture, puis renseigner les informations générales :
- le module concerné ;
- le nombre d'inscriptions possibles, c'est-à-dire la capacité maximale ;
- le niveau attendu ;
- la description de l'ouverture, si elle doit préciser des consignes particulières.
La section Autorisations des formations permet de définir quels étudiants pourront voir ou sélectionner l'ouverture.
L'ouverture peut être autorisée pour certaines formations et/ou certaines maquettes.
Il est également possible de cocher l'option permettant de forcer l'inscription des étudiants des maquettes sélectionnées sur ce module.
Le paramétrage de l'ouverture permet de définir le mode d'enseignement :
- synchrone ;
- asynchrone.
Si l'enseignement comporte du présentiel ou du distanciel, il faut cocher les cases correspondantes et indiquer le nombre d'heures.
Pour un module synchrone, les informations d'emploi du temps sont également demandées :
- jour ;
- type de salle ;
- heure de début ;
- heure de fin.
Enfin, il faut renseigner les dates d'ouverture et de fermeture du module, ainsi que la ou les phases d'inscription concernées.
Ces dates déterminent la période pendant laquelle les étudiants peuvent accéder à l'ouverture et effectuer leur choix.
B - Parcours utilisateur pendant les phases d'inscription
1) Liste des inscriptions
La page Liste des inscriptions permet de suivre les inscriptions des étudiants pendant et après les phases d'inscription.
Elle sert surtout :
- au contrôle ;
- au suivi administratif ;
- à la communication avec les étudiants.
Page concernée :
Depuis cette page, l'utilisateur peut rechercher des inscriptions selon plusieurs critères :
- module ;
- ouverture de module ;
- formation ;
- composante ;
- état de l'inscription.
Le bouton Synthèse ouvre une vue de synthèse des voeux et inscriptions.
Cette vue permet de visualiser, par module et par phase :
- la capacité ;
- le nombre de voeux ;
- les pré-affectés ;
- les refusés ;
- les acceptés ;
- les places libres.
Le bouton Envoyer un message permet d'envoyer un mail aux étudiants correspondant aux filtres en cours.
L'utilisateur peut ainsi contacter rapidement les étudiants :
- d'une ouverture ;
- d'une formation ;
- d'un statut donné.
Cela peut être utilisé pour :
- rappeler une information ;
- signaler une modification ;
- transmettre une consigne.
2) Validation des voeux
La validation des voeux intervient après les phases d'inscription des étudiants.
C'est ici que l'utilisateur peut suivre les voeux des étudiants, les pré-affecter ou les valider.
Page concernée :
Depuis cette page, l'utilisateur sélectionne d'abord un module, puis une ouverture de module.
La liste affiche ensuite :
- les étudiants concernés ;
- leur formation ;
- la date d'inscription ;
- la priorité du voeu ;
- le statut actuel.
Les statuts possibles sont :
| Statut | Description |
|---|---|
| En attente | Le voeu a été déposé mais n'a pas encore été traité. |
| Refusé | Le voeu n'est pas retenu. |
| Pré-affecté | Le voeu est retenu provisoirement par l'algorithme. |
| Accepté | Le voeu est validé définitivement. |
Le bouton Pré-affecter les voeux lance l'algorithme de pré-affectation sur la période en cours.
Cette étape est une simulation : elle permet d'obtenir une première répartition des étudiants sans valider définitivement les inscriptions.
L'algorithme tient compte notamment :
- du niveau des étudiants ;
- des priorités déposées par les étudiants ;
- du nombre de places disponibles sur chaque ouverture ;
- des limites d'inscription définies dans les phases ;
- des maquettes et formations rattachées aux ouvertures ;
- des règles d'éligibilité comme les prérequis ou les modules déjà suivis.
La pré-affectation peut être rejouée plusieurs fois tant que les voeux ne sont pas validés définitivement.
C'est utile pour tester différents scénarios :
- augmenter ou réduire le nombre de places d'une ouverture ;
- rattacher ou retirer une maquette ;
- modifier les ouvertures liées à une phase ;
- relancer l'algorithme pour observer l'impact sur les inscriptions.
Cela permet de contrôler les résultats :
- nombre d'étudiants pré-affectés ;
- nombre d'étudiants refusés ;
- places libres ;
- ouvertures pleines ;
- étudiants qui restent sans inscription sur certains choix.
Ces informations permettent d'identifier les modules avec une forte demande ou les étudiants qui n'ont aucune affectation.
Il est également possible de modifier le statut d'un voeu depuis la liste :
- accepter ;
- pré-affecter ;
- mettre en attente ;
- refuser.
Cette action sert à corriger un cas particulier avant la validation finale.
Une fois toutes les phases d'inscription terminées et les résultats contrôlés, le bouton Valider les voeux permet de confirmer définitivement les voeux pré-affectés.
La validation finale transforme les voeux pré-affectés en voeux acceptés.
À partir de ce moment, les inscriptions sont considérées comme validées pour la période.
Cette étape doit donc être réalisée à la toute fin.
3) Suivi d'un étudiant
Au cours des phases d'inscription, certains étudiants peuvent rencontrer des problèmes.
Exemples :
- ne pas voir le catalogue de modules ;
- ne pas avoir accès à certaines ouvertures ;
- ne voir aucun module disponible.
La page Suivi d'un étudiant permet de vérifier la situation de l'étudiant et d'identifier l'origine du problème.
Page concernée :
Dans un premier temps, il faut rechercher l'étudiant souhaité :
- par son nom/prénom ;
- ou par son code étudiant.
Une fois l'étudiant sélectionné, la page affiche ses informations principales :
- mail ;
- code étudiant ;
- INE ;
- formations/parcours.
La page permet ensuite de vérifier si les formations de l'étudiant sont rattachées à une ou plusieurs maquettes de la période en cours.
Si aucune maquette n'est associée à sa formation, l'étudiant risque de ne pas voir les modules attendus.
En sélectionnant une maquette, il est également possible de vérifier les ouvertures de modules rattachées à cette maquette pour la période en cours.
Cela permet de confirmer que l'étudiant a bien accès à au moins une ouverture sur laquelle il pourra s'inscrire.
Si aucune ouverture n'est rattachée à la maquette, le catalogue visible par l'étudiant peut être vide.
4) Admissions complémentaires
Il est possible que des étudiants ne soient pas encore inscrits dans la plateforme pendant les phases d'inscription.
Pour y remédier, la page Admissions complémentaires permet d'ajouter des étudiants qui n'ont pas encore d'inscription administrative.
Page concernée :
L'ajout peut se faire de deux manières :
- en important plusieurs étudiants à la fois via un fichier CSV ;
- en ajoutant manuellement un étudiant avec le bouton Ajouter une admission complémentaire.
Pour ajouter un étudiant manuellement, il faut renseigner :
- le nom ;
- le prénom ;
- le nom usuel si nécessaire ;
- le sexe ;
- l'INE ;
- la date de naissance ;
- l'email ;
- le parcours de l'étudiant.
En cliquant sur Ajouter une autre admission complémentaire, il est possible d'ajouter plusieurs étudiants à la fois.
C - Parcours utilisateur après les phases d'inscription
1) Étudiants
La page Étudiants permet de consulter le détail d'un étudiant et de suivre ses inscriptions sur la période en cours.
Elle est utile après les phases d'inscription pour vérifier la situation individuelle d'un étudiant.
Page concernée :
La fiche étudiant affiche les informations principales :
- nom ;
- prénom ;
- mail ;
- code étudiant ;
- INE.
Elle liste ensuite les inscriptions aux modules avec :
- le module ;
- le nombre d'inscrits ;
- la catégorie ;
- la priorité ;
- la date d'inscription ;
- la personne à l'origine de l'inscription ;
- le statut ;
- la validation ;
- la note.
Un filtre par phase permet d'afficher uniquement les inscriptions liées à une phase précise.
Cela facilite le contrôle lorsqu'un étudiant a participé à plusieurs phases d'inscription.
Le bouton Toutes les inscriptions permet de consulter l'historique des inscriptions de l'étudiant, éventuellement sur une autre période ou une autre phase.
Cette vue donne une vision plus complète du parcours de l'étudiant.
Selon les droits de l'utilisateur, il est possible d'affecter manuellement un module à l'étudiant.
Cette action doit être utilisée avec prudence : les critères habituels d'inscription ne sont pas vérifiés automatiquement dans cette fenêtre.
L'affectation manuelle s'appuie sur la phase d'affectation existante.
2) Notes par formation
La page Notes par formation permet de consulter les notes de tous les étudiants d'une formation donnée.
Page concernée :
Depuis cette page, l'utilisateur sélectionne une formation dans le filtre, puis lance la recherche.
Le tableau affiche :
- les étudiants ;
- leur mail ;
- le module concerné ;
- la date d'inscription ;
- l'état de validation ;
- la note.
Cette page est utile pour contrôler rapidement les résultats des étudiants par formation.
3) Voir les notes depuis une ouverture
Depuis la liste des ouvertures de modules, il est possible de cliquer sur le bouton Voir les notes.
Ce bouton permet d'accéder à une page en lecture seule présentant la liste des notes des étudiants pour une ouverture donnée.
Exemple de page :
Lecture des notes d'une ouverture
Cette page permet dans un premier temps :
- d'accéder en lecture seule à la liste de toutes les notes des étudiants ;
- d'accéder ensuite à la page de modification des notes si les droits et les conditions le permettent.
Les filtres permettent de rechercher :
- un étudiant par nom ou prénom ;
- par état d'inscription ;
- par état de validation.
Si l'utilisateur dispose des droits nécessaires et que la date limite de saisie des notes n'est pas dépassée, le bouton Modifier les notes est affiché.
Il permet d'accéder à l'écran de saisie ou de correction des notes pour cette ouverture.
Synthèse du processus
Le fonctionnement général peut être résumé ainsi :
| Étape | Objectif | Page principale |
|---|---|---|
| Ajouter les modules | Alimenter le catalogue général des modules. | Modules |
| Créer la période | Définir le semestre courant. | Périodes |
| Créer les maquettes | Associer formations/parcours et période. | Maquettes |
| Créer les phases | Définir les fenêtres d'inscription. | Phases |
| Créer les ouvertures | Mettre les modules à disposition pour une période. | Ouvertures |
| Suivre les inscriptions | Contrôler les voeux et inscriptions. | Inscriptions |
| Valider les voeux | Pré-affecter puis valider les voeux étudiants. | Validation des voeux |
| Suivre un étudiant | Diagnostiquer les problèmes d'accès aux modules. | Suivi étudiant |
| Gérer les admissions complémentaires | Ajouter des étudiants sans inscription administrative. | Admissions complémentaires |
| Consulter les étudiants | Vérifier les inscriptions individuelles après les phases. | Étudiants |
| Consulter les notes | Suivre les résultats par formation ou par ouverture. | Notes |