Organiser une conférence en visio

Si vous organisez une conférence en visio (webinaire) Vous trouverez ci-dessous des conseils à la fois techniques et organisationnels :

Mise en oeuvre technique :

• Dès que possible, contacter la DNum pour déterminer la meilleure solution en fonction de vos besoins (durée, participants, public cible, contenus, …)

Organisation et animation :

1. Faire attention à l'arrière plan si vous activez votre webcam, ainsi qu'à la luminosité. Veillez à avoir une image de qualité qui vous mette en valeur.
2. Privilégier les oreillettes ou veiller à ce que le son ne boucle pas en produisant un écho (sortie du son dans des hauts-parleurs et rentrée de ce son dans le micro).
3. Faire des tests avec les intervenants dans les jours ou les semaines qui précèdent. Cela permettra aux intervenants de vérifier micro et webcam, et de prendre en main à minima l'outil.
4. Scénariser finement les interventions : qui parle et quand (de la même façon qu'en présentiel) mais pour diffuser quoi, présence ou non de la webcam, … Les caractéristiques de l'outil doivent être prises en compte dans cette scénarisation.
5. Vous mettre d'accord avec les intervenants sur la façon dont le temps de parole sera géré.
6. Récupérer au préalable les diaporamas au format PDF et les déposer sur BBB avant le début de l'intervention, pour pouvoir facilement passer d'une présentation à une autre
7. Questionner clairement les intervenants sur la présence ou non d'une vidéo à diffuser. Les vidéos devront être mises à disposition au préalable sur YouTube, Vimeo ou DailyMotion.
8. Choisir une personne qui sera en charge de consulter toutes les questions posées dans le Tchat, de les synthétiser et de les poser aux intervenants.

Pendant :

1. Couper les micros et webcam des personnes qui ne parlent pas.
2. Vous ne pourrez pas rappeler discrètement à un intervenant que son temps de parole est terminé. Il vous faudra certainement ouvrir votre micro pour le faire : prévenez les intervenants.