Guía para la organización de defensas a distancia

Los directores de tesis tienen la responsabilidad de:

• De la elección de la herramienta de videoconferencia, de común acuerdo con el doctorando. La herramienta debe permitir el buen desarrollo de la defensa por videoconferencia; no se permiten herramientas de solo audio.
• De asegurarse de que todos los participantes tengan acceso a la herramienta y de que esta funcione correctamente (audio, vídeo, comunicación, visualización de diapositivas), organizando una prueba previa a la defensa con todos los participantes.
• Remitir a todos los miembros del tribunal las declaraciones juradas (véase el documento «Declaración jurada») y recogerlas, firmadas, antes de la defensa. Estas declaraciones firmadas deben enviarse por correo electrónico, junto con el acta del tribunal, al Servicio de Estudios de Doctorado de la UPHF.
• Organizar una reunión por videoconferencia (parcial o total) con los miembros del tribunal únicamente antes de la defensa, con el fin de designar al presidente del tribunal.
• Organizar una reunión por videoconferencia (parcial o total) con los miembros del tribunal únicamente después de la defensa, con el fin de redactar el informe de la defensa y decidir sobre la difusión de la tesis.
• Enviar al presidente el acta del tribunal para que la rellene y firme a distancia.
• Se recomienda crear tres reuniones distintas en forma de tres enlaces de conexión: la primera para la presentación (enlace facilitado a los participantes autorizados), la segunda para la deliberación (enlace facilitado únicamente al tribunal) y, por último, la tercera para el anuncio del resultado (enlace facilitado a los participantes autorizados).
• El acceso de otros participantes a la defensa por videoconferencia es posible en el caso de las tesis no confidenciales, siempre que ello no afecte a la calidad ni al buen desarrollo de la defensa, respetando en todo momento las limitaciones técnicas de la herramienta elegida para la videoconferencia. Estos participantes externos no pueden utilizar el chat y deben mantener sus micrófonos apagados. Por supuesto, deben quedar excluidos de las deliberaciones del tribunal.

El presidente del tribunal

• Se asegura de que la defensa esté bien organizada y, en particular, vela por que se respeten debidamente los momentos de confidencialidad. Por lo tanto, debe saber utilizar la herramienta de videoconferencia y disponer de los derechos necesarios para realizar las acciones requeridas con el fin de garantizar la confidencialidad durante la deliberación, excluyendo momentáneamente al doctorando de la videoconferencia.
• Verifica la identificación de los miembros del tribunal y se asegura de que solo las personas autorizadas estén conectadas a las distintas reuniones.
• Redacta y firma el acta del tribunal.
• Especifica en el informe de la defensa si esta se ha organizado a distancia, de conformidad con la Ordenanza 2020-351, e indica los miembros del tribunal que participaban a distancia.
• Todos los miembros del tribunal y el o la doctorando deben permanecer en contacto en todo momento durante la defensa y poder mantener un diálogo continuo. Si no se cumplen estas condiciones, el o la presidente o presidenta del tribunal puede suspender la defensa y solicitar su aplazamiento.