Effectuer un stage à l’étranger

Effectuer un stage à l’étranger

Dans le cadre de votre formation à l’UPHF, vous pouvez réaliser une mobilité de stage en entreprise à l’étranger dès votre première année d’études supérieures. Sa validation compte pour l’obtention de votre diplôme français. La mobilité stage à l’étranger constitue une plus-value également pour l’entreprise d’accueil à l’étranger : les étudiants apportent de nouvelles perspectives et une expertise dans leur langue pour, par exemple, la négociation de nouveaux marchés à l’international.

Préparer votre stage à l'étranger

Un stage effectué à l'étranger constitue une bonne expérience à valoriser sur un CV lorsque vous êtes étudiant. Voici nos conseils pour le dénicher depuis la France :

Consultez les sites emploi internationaux et la presse étrangère pour répondre à des offres d'emploi :

Dans le cadre d'une recherche de stage dans un pays membres de l'Union européenne, consultez le site EUROGUIDANCE France.

Contactez directement les employeurs potentiels (organismes publics, parapublics, ONG, association, Ministère de La Défense, Alliances Francaises...) et les entreprises étrangères

Rapprochez-vous de vos responsables pédagogiques et enseignants de votre formation pour connaitre les entreprises de l'étranger ayant déjà accueilli des étudiants de votre formation en stage.   

Contactez le Bureau d'Aide à l'Insertion Professionnelle (BAIP) qui accompagne les étudiants dans la recherche de stage.

Pensez également au Volontariat International qui s'adresse aux jeunes âgés entre 18 et 28 ans, de nationalité française, ou ressortissants d'un Etat membre de l'Union européenne. Les missions, d'une durée s'échelonnant entre 6 et 24 mois, sont rémunérées selon la destination et pour la plupart d'entre elles. Statut de droit public, prise en charge des frais de voyage et de transport, prise en compte de la période du volontariat au titre du régime de retraite sont quelques-uns des avantages de ce système. Pour en savoir plus

Pour candidater auprès d'entreprises étrangères, vous devez d’abord vous renseigner afin de savoir si vous devez candidater de la même manière qu’en France.  

Vous avez ensuite deux solutions : faire votre CV et lettre de motivation dans la langue du pays de destination ou, si l’entreprise que vous visez est internationale, vous pouvez candidater en anglais. Renseignez-vous sur les règles à respecter dans le curriculum vitae et la lettre de motivation afin de ne pas commettre d’impair auprès du recruteur étranger.  

Pour un stage en Europe, vous pouvez créer gratuitement votre CV et votre passeport Eurolangues, qui vous permettront de "présenter vos compétences en langues, compétences pour apprendre et travailler en Europe sur Europass.

Si la barrière de la langue vous inquiète, sachez que le but du stage est d’apprendre !  

Avant de partir pour un pays anglophone, n’hésitez pas à faire évaluer votre niveau d’anglais en passant le TOEIC (finalité professionnelle) ou le TOEFL (finalité académique)

Etablir votre convention de stage à l'étranger

Pour les stages se déroulant dans un des pays participants au programme ERASMUS+, il est recommandé de compléter le modèle européen du contrat de formation pour stage ERASMUS+.

Pour les stages se déroulant dans un autre pays (hors programme Erasmus+) le modèle national français doit être complété: il est disponible sur votre ENT à la rubrique "P-Stage" sur votre ENT.

Les pays appelés "pays du programme Erasmus+" sont les pays membres de l'Union européenne et l'Islande, le Liechtenstein, la Norvège, la Turquie, la Macédoine du Nord et la Serbie.

Pour plus d’informations sur l'établissement de votre convention, contactez le Bureau d’Aide à l’Insertion professionnelle (BAIP): @email ou 03 27 51 10 23

Constituer votre dossier pour déclarer votre mobilité

Vous devez compléter le formulaire en ligne pour stage via le Portail de la mobilité internationale obligatoirement avant votre départ à l'étranger.

Devront y être téléchargés les documents suivants :

  • Convention de stage signée par les trois parties (selon le cas: le modèle européen ou le modèle national P-stage sur votre ENT)
  • Attestation sur l'honneur précisant la gratification financière en espèce ou en nature dans la monnaie locale de votre organisme d'accueil
  • Relevé d'identité bancaire/postal à votre nom d'un compte domicilié en France avec BIC et IBAN
  • Copie du dernier avis d'imposition
  • Certificat de scolarité de l'Université Polytechnique Hauts-de-France
  • Uniquement pour les stages se déroulant en établissement d'enseignement supérieur (par exemple dans un laboratoire universitaire accueillant un étudiant en sciences de l'ingénieur): une attestation sur papier à en-tête officiel comportant la signature du responsable de la structure d'accueil et qui précise la situation professionnelle du stage

Se renseigner sur les aides financières et prévoir son budget

L'Université Polytechnique Hauts-de-France dispose d'aides financières à la mobilité internationale, effectuée dans le cadre des stages. Ces aides proviennent de l'Europe, de l'État français, de la Région Hauts-de-France et des fonds propres de l'établissement. Chacune de ces aides a ses propres critères, lien vers page « Aides financières»]

La demande d'aide financière se fait via la saisie du formulaire en ligne (voir 3.). Vous n'avez pas de démarche supplémentaire à effectuer ; votre dossier de mobilité est transmis à la commission universitaire qui permet la répartition et distribution équitable des financements pour attribution éventuelle d'une aide financière.

Les aides financières ne visent pas à couvrir l'ensemble des frais. Il est donc nécessaire de vérifier le coût de la vie sur place et de se renseigner sur le coût du voyage et du visa, cas échéant. (ex : https://www.lecoutdelexpat.com/)

Pendant votre mobilité

Pour toute mobilité internationale, il est indispensable que vous restiez en contact avec le Pôle de Relations Internationales.

Au début de votre mobilité, une attestation d’arrivée est à faire remplir et à transmettre selon le modèle qui vous sera fourni par mail.

Si des modifications doivent être apportées à votre contrat initial de formation pour stage ERASMUS+, vous devez établir un avenant à votre contrat. Les changements doivent être acceptés dans les meilleurs délais par l'organisme d'accueil.

Dans le cas où les modifications concernent  une prolongation de la durée du programme de mobilité, la demande devra être faite par le stagiaire au plus tard un mois avant la date de fin prévue

 A la fin de votre mobilité, afin de clore votre dossier administratif et de percevoir le solde éventuel de votre aide financière, avec date réelles de votre mobilité et en cas de mobilité de stage Erasmus+; effectuer votre rapport et votre test OLS n°2

Au retour de votre stage

Votre stage sera validé selon les modalités prévues par votre institut. Vous percevrez le solde de votre financement après envoi de votre attestation de présence au Pôle de Relations Internationales.

Et pour valoriser davantage votre mobilité :

  • Envoyez un témoignage au Pôle de Relations Internationales
  • Devenez étudiant-tuteur
  • Devenez membre de l'association ESN Valenciennes

Conseils et démarches pour partir en mobilité de stage

Une mobilité internationale se prépare bien en amont. Elle doit être réfléchie et budgétée. En effet, il est important de prendre en compte que des démarches d’assurance, de recherche de logement ou encore de demande de visas sont parfois nécessaires et doivent être anticipée.

Le Pôle des Relations Internationales peut vous conseiller dans ces démarches, toutefois elles restent des démarches personnelles à la charge de l’étudiant.

Pensez aux formalités de séjour

Pour un séjour dans les pays membres de l’Union Européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège et la Suisse : la carte d’identité, ou le passeport en cours de validité, sont suffisants. (Seulement pour les étudiants ressortissants UE, les non ressortissants UE doivent obtenir un visa.)

Pour les autres destinations, le passeport et un visa étudiant sont nécessaires. Pour obtenir le visa, contactez l’ambassade et/ou le consulat du pays en France.

Pour un séjour d’études au Québec d’une durée inférieure ou égale à six mois, l’étudiant n’est pas tenu d’obtenir au préalable un visa d’études et le certificat d’acceptation du Québec. Pour en savoir plus, consultez les sites des autorités d’immigration québécoises et canadiennes.

Pour vérifier les conditions d’entrée et de séjour pour chaque pays : consultez le site du Ministère de l'Europe et des Affaires Etrangères.

  • Pour un séjour de moins de 6 mois à l'étranger : les ressortissants français peuvent s'inscrire sur Ariane pour enregistrer un voyage d'une durée de moins de 6 mois. Ainsi, au cours de votre voyage, et si la situation du pays le nécessite, vous recevrez par e-mail ou SMS des informations et des consignes de sécurité et la personne de contact désignée sur votre compte pourra également être prévenue le cas échéant.
  • Pour les longs séjours : il est recommandé de s'inscrire au registre des Français établis hors de France. Le Consulat Général de France a la charge, entre autres, d’assurer la défense et la protection des Français à l’étranger. Il propose également des services de Mairie ou de Préfecture lors de votre séjour à l’étranger. Il vous est vivement recommandé de vous inscrire au registre des Français établis hors de France et de solliciter une carte consulaire. Cette démarche est gratuite, volontaire et non obligatoire et peut s’avérer utile par exemple pour obtenir un renouvellement de passeport ou dans le cas de la mise en place d’un plan de sécurité dans le pays. De plus, seule cette inscription permet au poste consulaire d’avoir connaissance de votre présence sur le territoire.

Pour toute inscription, vous devez vous munir de votre pièce d’identité, d’un justificatif de votre nationalité française et d’une attestation de résidence dans la circonscription consulaire. Pour plus de renseignements au sujet de la procédure d’inscription, consultez le site internet de l’Ambassade ou du Consulat du pays dans lequel vous allez séjourner Maison des Français de l’Étranger

Pour les étudiants d’une nationalité autre que française, il est recommandé de se rapprocher du Consulat du pays d’origine dans le pays d’accueil.

La protection sociale, les vaccinations

Lors d'un séjour temporaire dans un État membre de l'Espace économique européen (EEE)* ou en Suisse ou Royaume-Uni, la carte européenne d'assurance maladie (CEAM) atteste de vos droits à l'assurance maladie. Elle vous permet de bénéficier de la prise en charge des soins médicaux nécessaires. Contactez votre organisme d’assurance pour vous la procurer en amont de la mobilité.

*Les pays qui composent l'Espace économique européen sont les Etats membres de l’Union européenne ainsi que l'Islande, le Liechtenstein et la Norvège.

En vertu du « Protocole d’entente entre le gouvernement du Québec et le gouvernement de la République française relatif à la protection sociale des étudiants et des participants à la coopération », les ressortissants français séjournant au Québec pour des études ou pour un stage sont admis aux prestations de l’assurance-maladie et de l’assurance-hospitalisation en vigueur au Québec ; ils en bénéficient aux mêmes conditions que les étudiants québécois. 

Pour obtenir la carte d’assurance-maladie du Québec pour votre participation à un échange interuniversitaire, vous devez en faire la demande à la Régie de l’assurance-maladie du Québec (RAMQ) à l’aide du formulaire d’inscription prévu à cet effet, en y joignant une copie :

  • formulaire SE 401-Q-104 pour un stage dans le cadre de votre cursus universitaire
  • de la page d’identité de votre passeport
  • de l’autorisation de séjour délivrée par les autorités canadiennes de l’immigration (mobilité de stage)

Pour une mobilité dans les autres pays :

  • Pour un séjour de moins de 6 mois et/ou pour les étudiants de moins de 20 ans, vous pouvez obtenir une protection sociale par le régime français de sécurité sociale exclusivement pour les soins de santé inopinés que vous devrez avancer avant d'en demander le remboursement, qui sera forfaitaire et limité aux tarifs français.
  • Pour les autres, vous n'êtes plus pris en charge par l'assurance maladie française.

Ainsi, il est impératif de vous renseigner sur les possibilités et/ou l'obligation de vous assurer auprès du régime local de sécurité sociale et sur l'étendue de la protection sociale.

Puis, il conviendra le cas échéant de vous assurer volontairement pour la durée de votre séjour à l'étranger, auprès d'une compagnie d'assurances privée prévoyant une assurance médicale.

Sinon, contactez votre mutuelle ou tout organisme d’assurance pour prévoir une couverture santé adaptée. En cas de soins médicaux pendant votre séjour, vous devrez régler les frais sur place. Pensez alors à bien conserver toutes les factures et les justificatifs de paiement, et présentez-les à votre organisme qui vous remboursera selon les termes de votre contrat.

La couverture d’assurance maladie ne couvre pas nécessairement l’assurance rapatriement - responsabilité civile.

Les assurances : responsabilité civile et rapatriement

Pour tout séjour de stage à l'étranger :

NB : La garantie responsabilité civile vie privée couvre les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile incombant à l'assuré dans le cadre de sa vie privée en raison des dommages corporels, matériels et immatériels causés à des tiers. Cette garantie est généralement comprise dans les contrats d’assurance habitation multirisque

Par ailleurs, la responsabilité civile privée ne vous couvre pas nécessairement durant votre stage. Il convient de vérifier auprès de votre organisme d’accueil la prise en charge de la responsabilité civile professionnelle.

NB : L'assurance rapatriement vous garantit un retour en France en cas de situation d'extrême urgence telle qu'un accident ou une maladie survenu lors de votre séjour à l'étranger. Cette garantie peut être comprise dans votre contrat de carte bancaire (si paiement du voyage avec la dite carte) ou proposée par les agences de voyage et compagnies aériennes.

Attention, soyez vigilant quant aux conditions des assurances rapatriement dont l'indemnisation des frais hospitalier et de soin est limitée. Si vous vous rendez dans un pays où le coût des soins est élevé, pour bénéficier d'un remboursement intégral de vos dépenses de santé, il peut être plus avantageux de souscrire à une assurance voyage plus complète.

L'université offre automatiquement le "pack assurance" via notre prestataire d’assurance à tous les étudiants effectuant une mobilité dans le cadre du programme Erasmus+* comprenant:

  • l'assurance responsabilité civile
  • l'assistance rapatriement
  • la perte ou le vol de biens personnels (papiers d'identité, ordinateur ou téléphone portables, bagages...)

*Les pays du programme Erasmus+ sont les Etats membres de l’Union européenne ainsi que l'Islande, le Liechtenstein, la Norvège, la Macédoine du Nord, la Turquie et la Serbie.

Trouvez un logement pour votre mobilité internationale

L'Université Polytechnique Hauts-de-France ne vous trouve pas de logement pendant votre mobilité internationale.

Consultez les offres de logements d'organismes extérieurs, voici une sélection :