La qualité au cœur de nos préoccupations
La Présidence et la Direction Générale de l'Université Polytechnique Hauts-de-France, avec l'ensemble des personnels, œuvrent pour un Système de Management de la Qualité (SMQ) via une organisation structurée mais souple qui tient compte des expériences passées.
Une démarche qualité pérenne
Au service des étudiants comme des personnels, la démarche qualité est aujourd’hui au centre des préoccupations des universités.
Depuis 2013, l’UPHF s’est lancée dans une démarche d’amélioration continue par la mise en place d’un système de management de la qualité (SMQ). La gouvernance s’engage activement à développer et à soutenir cette démarche qualité.
Cette démarche est axée sur la formation de nos étudiants mais englobe l’ensemble des processus et activités qui y contribuent.
Une démarche qualité permet de continuellement s’améliorer et ainsi de satisfaire chacune de nos parties prenantes, à savoir nos étudiants, personnels, entreprises partenaires, tutelles, financeurs, prestataires….
- pour mieux répondre aux besoins et aux attentes de nos étudiants, de nos partenaires ainsi que de nos personnels,
- pour optimiser nos moyens et améliorer notre fonctionnement,
- pour renforcer la confiance de nos partenaires grâce à l’évaluation de notre système de management par un organisme externe et indépendant,
- pour gagner en visibilité sur le plan national et international.
Des objectifs stratégiques clairement définis
L’Université déploie sa démarche qualité au travers de plusieurs objectifs :
- Poursuivre la mise en place d’une démarche qualité sur les fonctions supports et de service ;
- Améliorer le fonctionnement :
- Optimiser les moyens et « diminuer la pression » sur les processus opérationnels ;
- Déployer un accompagnement à la demande des composantes et services ;
- Améliorer la qualité de vie au travail ;
- Encourager l’évolution des compétences des personnels, le partage des connaissances, la diffusion de la culture de l’amélioration continue ;
- Améliorer en continu les services rendus :
- Transformer les attentes en satisfaction ;
- Développer les services numériques et « en ligne » ;
- Développer les valeurs éco-responsables ;
- Améliorer le cadre de vie sur le campus ;
- Capitaliser sur les évaluations : s’approprier les évaluations externes, nos auto-évaluations et mettre en place des actions en conséquence.
Un Système de Management de la Qualité (SMQ) structuré
Le SMQ permet une cohérence entre la stratégie de la gouvernance, les attentes des parties prenantes, la maîtrise des risques et les objectifs opérationnels des composantes et services pour aller vers l'amélioration continue.
Pour définir la structure de ce SMQ, une cartographie des processus a été établie et validée en CA pour sa dernière version en décembre 2021.
Le pilotage des processus se fait à partir de :
- L’identification des attentes des parties prenantes internes et externes (étudiants, personnels, financeurs, tutelles…)
- L’identification, la cotation et la maîtrise des risques correspondants pour définir les objectifs stratégiques et opérationnels et les indicateurs de mesure correspondants ;
- La détermination de plans d’actions en vue de l’amélioration continue.
Le service Qualité est rattaché à la Direction Générale et à la Cellule d’Aide au Pilotage.
Ses missions :
- Participer à la définition de la politique Qualité de l’UPHF en lien avec les axes stratégiques
- Piloter, animer et organiser la démarche Qualité déployée
- Améliorer les fonctionnements (procédures, bonnes pratiques…)
- Maîtriser les risques
- Accompagner la conduite de projets
Les 30 agents chargés des fonctions de référent Qualité sont les garants de la mise en place de la démarche qualité ; ils s'assurent de la faire vivre et la relayer auprès de parties prenantes de leur domaine.
Ils exercent cette fonction sous la responsabilité de leur directeur/chef de service et de ce fait, reçoivent des directives de leur part et doivent leur rendre compte de leurs actions.
Ils travaillent en partenariat étroit avec la Responsable du Système de Management de la Qualité pour tout conseil et appui technique et veillent à lui transmettre des informations dans ces domaines.
Ils participent au réseau des Référents Qualité.
Rester à l'écoute de nos parties intéressées :
L’évaluation des enseignements et des formations :
Nos composantes et établissement-composante sont engagés dans une démarche d'évaluation des enseignements et des formations par les étudiants.
L’avis de l'étudiant est sollicité afin d'identifier des sources de progrès, faire évoluer chaque formation et les adapter aux attentes.
78 % des étudiants de l’UPHF sont satisfaits de leur formation en 2021/22.
Les conseils de perfectionnement :
réunis annuellement pour chaque formation, ils permettent de suivre, réguler et optimiser la formation tant sur les aspects pédagogiques que stratégiques.
35 % des conseils de perfectionnement de l’UPHF se sont réunis en 2021.
Outil centralisé de gestion des réclamations :
Cet outil permet de recueillir les dysfonctionnements, réclamations ou suggestions des étudiants et partenaires extérieurs, leur apporter une réponse et les prévenir afin d’aller vers l’amélioration continue.
97,9 % des requêtes ont été prises en charge.
Faciliter le travail des personnels :
ENT intranet :
Cet outil, disponible sur l’ENT, permet aux personnels de pouvoir trouver facilement une information fiable et actualisée. Les procédures et formulaires sont à leur disposition.
Leurs demandes sont ainsi traitées plus rapidement et augmentent leur satisfaction au quotidien et a fortiori celles de nos étudiants.
Outil de recueil et traitement des dysfonctionnements :
Cet outil, disponible sur le helpdesk, permet aux personnels de pouvoir faire part de leurs dysfonctionnements, réclamations ou suggestions, leur apporter une réponse et les prévenir afin d’aller vers l’amélioration continue.
Mesurer la performance :
Contrôle interne :
La DG-CAP met en œuvre le contrôle interne en matière de Comptabilité, Finances, RH, Formation et Recherche afin de de permettre de maitriser au mieux l’ensemble des processus à risque mis en œuvre par l’UPHF pour réaliser ses objectifs.
Les ressources sont pour cela mesurées, dirigées et supervisées de façon à permettre au management de réaliser ses objectifs.
Gestion des risques :
L’UPHF gère ses risques à travers le pilotage de ses processus qui permet d'identifier et d'évaluer les risques en vue d'élaborer un plan visant à minimiser et à maîtriser ces risques et leurs conséquences potentielles.
Evaluations externes :
Consultez nos "Certifications, labellisations".
Aller vers l’amélioration continue
Lire dans l'onglet ci-dessous "Les projets en cours"
Faciliter le travail des personnels :
Amélioration et simplification du fonctionnement
L'objectif est d'améliorer et de simplifier le fonctionnement des processus, des services et des composantes. Cela passe notamment par la mutualisation des outils, l'harmonisation des pratiques et la dématérialisation des procédures.
Dématérialisation des processus :
-> champs d'application :
- Candidatures et inscriptions
- Gestion administrative des ordres de missions
- Signatures électroniques
- Amélioration de l'accueil des contrats étudiants et des vacataires
Valoriser notre établissement :
Notre engagement dans le développement durable
Certifications, labellisations
Au travers de ses certifications, l’UPHF fait connaître et reconnaître sa démarche qualité qui place la satisfaction de ses usagers et parties prenantes au cœur de ses préoccupations et de sa démarche d’amélioration continue.
Evaluation HCERES
L’évaluation institutionnelle organisée par le Hcéres analyse la gouvernance et la politique de l’établissement en matière de recherche, de valorisation, de formation, de vie étudiante et de relations extérieures. Une attention particulière est portée à la politique qualité de l’établissement. Cette évaluation permet également de se prononcer sur la cohérence des axes stratégiques de l’établissement.
Evaluation CTI
La CTI est un organisme indépendant, chargé par la loi française depuis 1934 d’évaluer toutes les écoles d’ingénieurs françaises (et étrangères sur demande) en vue de leur accréditation, de développer la qualité des formations, de promouvoir le titre et le métier d’ingénieur en France et à l’étranger.
L’UPHF est référencée sur Datadock, base de données unique qui référence les organismes de formation professionnelle continue. Elle prouve ainsi qu’elle respecte les indicateurs de qualité définis par le Décret 2015-790 en date du 30 juin 2015 ; De nombreux financeurs ont ainsi référencé nos formations dans leurs catalogues, mis à la disposition des entreprises et des salariés.
Depuis juillet 2021, l’Université Polytechnique Hauts-de-France (UPHF) est certifiée selon le référentiel national RNQ QUALIOPI (Décret n°2019-565 du 6 juin 2019) sur le périmètre Actions de Formation / VAE.
Cette certification est obligatoire pour les organismes de formation professionnelle financées par des fonds publics ou mutualisés.
Valable pour une durée de 3 ans, elle garantit :
- Les conditions d’information du public ;
- L’identification précise des objectifs des prestations ;
- L’adaptation aux publics bénéficiaires ;
- L’adéquation des moyens pédagogiques ;
- La qualification et développement des connaissances et compétences des personnels ;
- L’inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;
- Le recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
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L'IAE de Valenciennes est certifiée depuis 2005 par Qualicert sur le référentiel « Activité universitaire de formation et de recherche dans le domaine des sciences de gestion et du management ». Cette certification atteste de la qualité de l’IAE en termes d’enseignement, de recherche, de relations internationales, d’accompagnement pédagogique, de fonctionnement administratif et de professionnalisation des formations. Elle confirme aussi la volonté permanente de l’IAE d’améliorer son offre et ses prestations.
L'INSA Hauts-de-France est certifiée ISO 9001 : 2015 depuis 2017 sur ses formations ingénieurs. Cette certification internationale apporte des garanties en termes de qualité organisationnelle et la preuve qu'un système d'amélioration continue a été mis en place.
Le Service Commun de Documentation satisfait aux exigences du référentiel Marianne du SGMAP (Secrétariat Général pour la Modernisation de l’Action Publique) depuis 2016.
La BU est auditée annuellement par la Direction interministérielle de la transformation publique, conformément aux engagements du programme Services Publics+
Consulter ici la politique de la BU
L’Université s’est vu attribuer le 20 mai 2021 pour une durée de 4 ans le label de niveau 2 « Bienvenue en France » et fait partie des 120 établissements labellisés parmi les 191 engagés dans la démarche.
La qualité de l’accueil des étudiants internationaux est un enjeu fondamental pour l’internationalisation et l’attractivité de l'Université Polytechnique Hauts-de-France, en tant qu'établissement d'enseignement supérieur ; 12% des étudiants à l’UPHF sont des étudiants internationaux.
Le label « Bienvenue en France », validé par une commission indépendante, est un gage de qualité portant sur les dispositifs d'accueil mis en place par l’Université auprès des étudiants internationaux.
Il renseigne sur les actions mises en œuvre par les établissements d’enseignement supérieur pour répondre aux besoins de ce public cible dans les domaines qui suivent :
- Qualité et accessibilité de l'information
- Qualité et accessibilité des dispositifs d'accueil
- Accessibilité et accompagnement des enseignements
- Logement et qualité de la vie de campus
- Qualité de suivi post-diplômant
L'attribution du niveau 2 sur 3 du label démontre des efforts de l'UPHF ces dernières années pour le développement de services et actions destinés à ces étudiants : guichet d'accueil à la Maison des Services à l’Etudiant, événements d'intégration, chaîne d'inscription, plateforme de logement, permanence de la sous-préfecture, etc.
La possibilité d'atteindre le niveau 3 passera par l'amélioration des dispositifs déjà existants : accessibilité du site internet et du catalogue de formation, dispositif de parrainage des étudiants, etc.
L’obtention de ce label est un véritable outil de promotion et de rayonnement, les établissements qui l’obtiennent bénéficient d’une visibilité sur tous les sites, outils et supports de communication de l’agence Campus France.
La labellisation DDRS est à venir. L'UPHF l'inclut dans son développement.
Il s’agit à la fois, au travers de l’accomplissement des missions de l’Université de :
- Préserver notre environnement
- Favoriser la cohésion sociale
- Promouvoir une économie responsable (avec un impact environnemental et social positif)
Le label génération 2024 obtenu en juin 2019 et reconduit le 27 mars 2023 pour trois années s'appuie sur 4 objectifs :
- Développement de liens entre l’établissement et son environnement associatif sportif ;
- Participer à la recherche et aux événements promotionnels olympiques et paralympiques ;
- Accompagnement ou accueil des sportifs de haut niveau ;
- Ouvrir les équipements sportifs des établissements.
L'UPHF se distingue particulièrement sur les points suivants :
- le développement de la Semaine Olympique et Paralympique ;
- la journée nationale du sport universitaire ;
- la journée internationale olympique ;
- la gestion et l’accompagnement des étudiants sportifs de haut niveau ;
- le projet de création de cursus personnalisés ;
- le partenariat sportif ;
- l'accès aux installations.
De nombreux projets sont à l'étude ou en construction.
Requêtes d'amélioration
Dans un souci d'amélioration continue de nos services, chaque usager (apprenant, salarié, personnel, entreprise, ...) peut s'exprimer, établir une demande, faire une suggestion grâce à un formulaire. Pour plus d'informations et accéder au formulaire, cliquez sur le lien ci-dessous.
Requête d’amélioration
25.03.2022
Cellule Qualité - DG CAP
Le Mont Houy
59313 Valenciennes cedex 09
France
